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办公室接待客人的14个小技巧

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发表于 2021-11-25 09:02:48 |显示全部楼层 | 阅读模式
作者:职场选萃



1、立刻招待来访的客人
  大部分来访的客人对单位来说都很重要,要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不需要马上起来迎接,也不必与来客握手。

2、热情主动问候客人
  打招呼时,应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户,称呼要显得比较亲切。

3、陌生的客人光临时
  务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家单位?

4、有客人未预约来访时
  不要直接回答领导在或不在,而要告诉对方:“我去看看他是否在。” 同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与领导见面。



5、判断来客的身份与种类,以便决定是否引见,何者优先等等
  要事先了解领导是愿意随时接待任何来客,还是喜欢视情况而定,一般可以将来客分为几个种类:(1)客户;(2)工作上的伙伴,搭档;(3)家属,亲戚;(4)私人朋友;(5)其他。在没有预约的情况下,通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要,就不要私自挡驾。

6、谢绝会晤时要说明理由,并表示歉意
  不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间,最好告诉来客:“我能否给您回电话再确认时间?”

7、未经领导同意,不要轻易引见来客
  即使是事先有预约的来客光临,也要先通报领导(用电话联系或亲自前去报告),等候指示。倘若没有预约,即使是你认为领导肯定会接见的客人,也不可擅自引见。

8、如领导不在或一时联络不上
  应该向重要来客说明原因,表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意,应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

9、让来客等候时要注意照料并表示歉意
  热情招呼客人,以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访,请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下,接待室平常要准备些报刊杂志,最好备有介绍本单位的的宣传品,供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离,这样,在你离座时,对方不会看到你办公桌上的文件。



10、带路时走在客人前方2-3步远的位置,靠边引导
  带路时要边留意客人的步伐,边引导。可说:“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停,以手指示方向,并向客人说:“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出:“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开,在左侧的用右手开,这样姿势会更优美。若是向内开的门,则应你先进,并用手按住门说:“请进”,等客人进来后再松开门。

11、初次与领导见面的来客,你要代为介绍
  一般应该先把来客介绍给领导,但有时如果来客的身份较高,则最好先向来客介绍领导。引见后除非领导要你留下,否则做介绍之后即要退出领导的办公室。

12、领导正在会客时
  若有事联络或请示,须用递纸条的方式。可将事项写在便条上,进入办公室后,先向客人道歉:“对不起,打扰了。”

13、客人离去时,别忘了道别
  即使你再忙,也别忘了最后的道别,称呼对方的名字将造成好的印象,所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。

14、制作来访登记卡
  在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好,制成写有姓名、职位、单位、访问日期、求见人等等的卡片。

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